软件外包服务管理规定

为规范公司软件外包服务管理，明确各方权责，保障项目质量与信息安全，控制项目成本与风险，确保外包项目顺利实施并达成预期目标，特制定本规定。

一、总则

1.1 适用范围：本规定适用于公司所有涉及软件研发、系统集成、技术维护等外包服务的项目与活动。

1.2 管理原则：遵循“明确需求、审慎选择、规范合同、过程监控、严格验收、持续评估”的原则，实现外包服务的有效管理与风险控制。

1.3 管理职责：公司指定专门部门（如信息技术部、采购部或项目管理办公室）负责外包服务的统筹管理，业务需求部门负责提出具体需求并参与过程管理。

二、外包决策与供应商选择

2.1 外包立项：业务部门提出外包需求，编制《软件外包项目立项申请报告》，明确项目背景、目标、范围、预算及可行性分析，按规定流程报批。

2.2 供应商筛选：遵循公开、公平、公正的原则，从公司合格供应商名录中遴选，或通过公开招标、竞争性谈判等方式选择。重点评估供应商的企业资质、技术能力、行业经验、财务状况、信誉及以往合作案例。

2.3 供应商确定：组建评审小组对候选供应商进行综合评估，形成评估报告，按公司采购审批权限报批后确定最终合作供应商。

三、合同管理

3.1 合同签订：必须与选定的外包服务商签订正式的《软件外包服务合同》。合同应明确约定项目范围、功能要求、技术标准、交付物、里程碑计划、验收标准、合同金额及支付方式、知识产权归属、保密义务、服务水平协议（SLA）、违约责任、争议解决方式等关键条款。

3.2 合同审批：合同文本需经公司法律部门或法务人员审核，并按公司合同管理制度履行审批流程后方可签署。

3.3 合同变更：项目实施过程中如需变更范围、工期或费用，必须由需求方提出书面申请，经双方协商一致并签订书面补充协议后方可执行。

四、项目过程管理

4.1 项目对接：公司应指定专门的项目经理或接口人，负责与外包服务商对接，传达需求，协调资源，监控进度。

4.2 计划与跟踪：外包服务商需制定详细的项目计划（含WBS），并定期（如每周/每双周）提交项目进度报告。公司项目经理需对计划执行情况进行跟踪与审查。

4.3 质量控制：外包服务商应遵循约定的开发规范和质量标准。公司有权通过阶段评审、代码抽查、测试报告审查等方式对交付物质量进行监控。关键节点应设置里程碑评审。

4.4 沟通机制：建立定期的项目例会、技术评审会等沟通机制，确保信息畅通，及时解决问题。

4.5 信息安全管理：外包服务商必须签署保密协议，并承诺遵守公司信息安全管理制度。应对其访问公司内部系统的权限进行严格控制，并对其开发环境、代码存储等提出安全要求，防止敏感信息泄露。

五、验收与交付

5.1 验收准备：项目达到合同约定的交付条件后，外包服务商应提交完整的交付物清单及验收申请。

5.2 验收测试：公司组织业务部门、技术部门依据合同约定的验收标准与测试用例进行系统测试（UAT）。

5.3 验收确认：测试通过后，形成《项目验收报告》，由双方项目负责人签字确认，作为项目尾款支付和项目关闭的依据。对未达到验收标准的，应限期整改并重新验收。

5.4 成果交付：验收通过后，外包服务商需交付全部项目成果，包括但不限于源代码、设计文档、用户手册、数据库脚本、部署文档等，并确保知识产权的清晰移交。

六、付款与后评估

6.1 付款条件：严格按照合同约定的付款条件和验收报告进行支付，通常与项目里程碑完成情况和最终验收结果挂钩。

6.2 供应商后评估：项目结束后，公司相关部门应对外包服务商的技术能力、服务质量、合作态度、合同履行情况等进行综合评估，评估结果纳入供应商档案，作为未来合作的重要参考。

6.3 项目项目组应对项目进行，分析经验教训，优化后续外包管理流程。

七、附则

7.1 本规定由公司管理部门负责解释与修订。

7.2 本规定自发布之日起施行。此前相关文件与本规定不一致的，以本规定为准。